NGUYÊN TẮC 5W1H - KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG MỌI CÔNG VIỆC

Bạn cảm thấy “sấp mặt” trước hàng loạt deadline? Bạn có một núi công việc phải hoàn thành nhưng không biết nên bắt đầu khi nào và từ đâu? Bạn không biết nên ưu tiên hoàn thành đầu việc nào trước? Bạn hoang mang không biết nên dự trù kinh phí và sắp xếp kế hoạch từng bước triển khai công việc như thế nào? Nếu đây là những câu hỏi thường xuyên ám ảnh bạn mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, thì 5W1H chính là phương pháp có thể cứu cánh cho bạn trong tình huống này.

1. Vì sao cần lập kế hoạch công việc?

Lập kế hoạch công việc hiểu đơn giản là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện, phương pháp làm việc.

Nếu có một bản kế hoạch công việc cụ thể, chỉn chu, bạn sẽ:

Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc bạn đang thực hiện.
Làm chủ được công việc của mình.
Dễ dàng điều động nhân sự cùng tham gia hoặc đề xuất hỗ trợ từ phòng ban khác.
Nhanh chóng thăng cấp bậc, cấp quản lý.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

2. Phương pháp xác định nội dung công việc theo nguyên tắc 5W1H

Việc lập kế hoạch vốn quan trọng, tuy nhiên, làm cách nào để có thể có được một kế hoạch hoàn thiện là điều mà không phải ai cũng có thể làm được. Đó chính là nguyên nhân khiến các phương pháp lập kế hoạch có cơ hội ra đời, và nguyên tắc 5W1H chính là một ví dụ điển hình.

Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định:

WHY: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
WHAT: Xác định nội dung công việc
WHERE, WHEN, WHO: Xác định địa điểm, thời gian, nhân sự thực hiện công việc
HOW: Xác định cách thức thực hiện

1. Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi làm bất cứ công việc nào hay xây dựng một kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với công ty, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì hậu quả là gì?

Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu, bạn sẽ biết hướng trọng tâm các đầu việc vào mục tiêu để đảm bảo hiệu quả cuối cùng.

2. What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Để hoàn thành nó, cần triển khai những đầu việc nào? Hãy đảm bảo sắp xếp các đầu việc theo đúng trình tự, bước sau là sự phát triển của bước trước, để quá trình triển khai được diễn ra mạch lạc và suôn sẻ.

3. Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc

+ Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…

+ When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

+ Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

Ai làm việc đó?
Ai kiểm tra?
Ai hỗ trợ?
Ai chịu trách nhiệm?…

4. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng bước trong kế hoạch công việc)?
Tiêu chuẩn để triển khai là gì?
Nếu cần đến sự hỗ trợ của máy móc thì cách thức vận hành chúng như thế nào?

Hy vọng nguyên tắc này sẽ là công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn lập kế hoạch công việc sao cho hiệu quả nhất.

Để cập nhật những bài viết mới nhất, đừng quên truy cập https://vienyduocquandany.vn/blog-tuyen-dung hoặc fanpage: https://www.facebook.com/tuyendung.vimepha để follow Viện Y Dược Quân Dân Y nhé!